Non è possibile stipulare un atto senza la compresenza fisica tra le parti e il Notaio.
Tuttavia, da sempre, l’ordinamento giuridico e la legge notarile prevedono strumenti che possono essere utilizzati nei casi in cui un soggetto non possa essere presente fisicamente nello studio del Notaio per la stipula dell’atto. Di seguito alcuni dei suddetti strumenti che comunemente vengono utilizzati.
- LA PROCURA
Il Notaio di fiducia della parte impossibilitata allo spostamento invia una procura al collega incaricato per la stipula, all’occorrenza anche per via telematica, consentendo la conclusione del contratto. - LA SCRITTURA PRIVATA CARTACEA CON PIU’ AUTENTICHE DI FIRMA
É una soluzione possibile per la maggior parte degli atti ma non per tutti.
Nel caso della scrittura privata con più autentiche di firme, ciascuna parte potrà firmare separatamente dalle altre, anche avvalendosi di notai diversi. Il Notaio incaricato della stipula predisporrà l’atto e lo invierà al collega operante nella città del comparente lontano, che a sua volta potrà raccogliere e autenticare la sua firma. Quest’ultimo farà pervenire l’atto con la firma autenticata al Notaio incaricato, il quale raccoglierà e autenticherà la firma delle altre parti e procederà alla registrazione e agli adempimenti pubblicitari relativi. - L’ATTO INFORMATICO
Si può definire una variante della scrittura privata cartacea con più autentiche di firme già descritta. In questo specifico caso, è possibile per ciascuna parte recarsi dal Notaio della propria città, i quali si collegheranno tra loro. Una volta definito il testo, attraverso il collegamento dei due Notai, sarà possibile condividere il contratto, che ciascuna parte firmerà per via informatica davanti al proprio Notaio. - VERBALI DI ASSEMBLEE DI ORGANI SOCIETARI E PERSONE GIURIDICHE
Solo per tali tipologie di atti le disposizioni legislative di emergenza emanate in conseguenza della pandemia COVID-19 permettono delle facilitazioni nello svolgimento e nella verbalizzazione delle assemblee. L’assemblea può infatti tenersi in videoconferenza anche se lo statuto dell’ente non prevede tale modalità; il Notaio in questo caso funge da segretario dell’Assemblea e potrà procedere in autonomia alla verbalizzazione (immediata o differita) mentre tutti i partecipanti sono collegato con mezzi di telecomunicazione.
